Powoli zaczyna się stabilizować sytuacja na naszym Uniwersytecie, jeśli można tak powiedzieć w tych nadzwyczajnych jednak okolicznościach. W ostatnich tygodniach w przyspieszony sposób musieliśmy nauczyć się używania nowych narzędzi do zdalnego prowadzenia zajęć dydaktycznych. Nie byłem wyjątkiem, choć w dotychczasowej praktyce dydaktycznej łączyłem czasem tradycyjne formy z cyfrowymi. Największym wyzwaniem okazało się jednak zorganizowanie zdalnego posiedzenia rady dyscypliny, a zwłaszcza przeprowadzenie na nim głosowań. W przyjętej ustawie z 16 kwietnia b.r. stwierdzono, że posiedzenia gremiów uniwersyteckich: „(…) mogą być przeprowadzane z wykorzystaniem technologii informatycznych zapewniających kontrolę ich przebiegu i rejestrację oraz umożliwiających zapewnienie tajności głosowań ” (Dz. U. z 17.04.2020, poz. 695). Wczoraj przewodniczyłem posiedzeniu rady dyscypliny historia. Powyższe warunki – ku pożytkowi kilku osób od dawna oczekujących na decyzje rady – udało nam się spełnić.
Posiedzenia gremiów
Największym wyzwaniem w obecnej sytuacji było zorganizowanie zdalnych posiedzeń gremiów i odbycie głosowań tajnych. Uniwersytet Wrocławski udostępnia swym pracownikom i studentom pakiet programu MS Office 365. Ponieważ od lat, jak wiedzą czytelnicy tego bloga, nie korzystam z systemu Windows i jego programów, w krótkim czasie musiałem zapoznać się z obecnymi składnikami tej oferty (i przyznaję, że jest ona więcej niż zadowalająca).
Zajęcia ze studentami z pomocą MS Teams nie są problemem. Sądzę, że coraz więcej osób się do tego przekonuje i porzuca zadawanie studentom kolejnych prac pisemnych.
Następnym zadaniem było rozwiązanie problemu odbywania posiedzeń gremiów uniwersyteckich, w tym rad dyscyplin, decydujących m.in. w sprawie doktoratów czy habilitacji.
Test
Opracowałem w MS Forms formularz anonimowej ankiety, by przekonać się, czy i jak oceniamy korzystanie ze zdalnych narzędzi. Rozesłałem ją członkom dyscypliny historia. Na ponad 80 osób odpowiedziało jedynie 22 (w tym miejscu dziękuję serdecznie tym osobom i za odpowiedzi, i poświęcony czas).
Nieco wniosków można było jednak wysnuć, także nad możliwościami wykorzystania anonimowych formularzy do wypełnienia także w innej niż ankieta roli.
Moja ankieta była anonimowa, w wydruku wyników w MS Excellu (możliwość programu MS Forms) anonimowość była w pełni zagwarantowana. Stało się to dla mnie zachęta do zastosowania tych doświadczeń w organizacji posiedzenia rady dyscypliny.
Schemat organizacji posiedzenia
W celu lepszego przygotowania członków rady dyscypliny, sporządziłem schemat działania (w wersji poprawionej jest do ściągnięcia poniżej tekstu). Wcześniej opisałem procedurę głosowania, którą rozesłałem do wiadomości mailem, jak i powtórzyłem ją na początku naszego posiedzenia. Dużą pomocą okazał się sekretarz i komisja skrutacyjna (w tym celu utworzyłem osobny zespół w MS Teams i tam przygotowałem odpowiednie formularze w MS Forms).
Po rozpoczęciu posiedzenia sekretarz wysłał formularz z listą obecności (każdy uczestnik dostał do niego link i mógł zaznaczyć odpowiednio swoje nazwisko, a następnie odesłać), po 15 minutach poinformował mnie o kworum. W tym czasie przedstawiłem członkom rady wyniki ankietowego sondażu, o którym wspomniałem powyżej.
Ponieważ członkowie Rady zgłosili się wcale tłumnie, nie było problemu z kworum. Mogłem przejść do następnego etapu.
Na podstawie potwierdzonego uczestnictwa sekretarz przesłał każdemu członkowi rady następny formularz, służący do głosowań tajnych (w czasie tego posiedzenia w porządku obrad nie mieliśmy głosowań jawnych).
Głosowanie
Głosowanie umożliwił formularz przygotowany w programie MS Forms. Program ten umożliwia na opracowanie formularza do jawnego i tajnego głosowania (należy tylko odpowiednio wybrać opcje w ustawieniach).
Sprawdziło się zrobienie jednej zbiorczej listy do głosowania tajnego (podobną listę można stworzyć oczywiście także do głosowania jawnego).
Za przygotowaniem zbiorczej listy do głosowania przemawia m.in. strona praktyczna. Jeśli w porządku obrad jest kilka, czasami kilkanaście punktów, tworzenie osobnego formularza do każdego punktu, jest – z mojego punktu widzenia – ogromną stratą czasu i może wywołać jedynie niepotrzebne zamieszanie (posiedzenie odbywa się w sposób zdalny, co oznacza, że korzystamy z różnej jakości połączeń, ograniczenie do minimum przełączania się między programami jest w takiej sytuacji wręcz wskazane). W tym przypadku uczestnicy otrzymać musieliby osobne linki w mailu do każdego punktu programu (jest ich kilka lub kilkanaście).
Na naszym posiedzeniu wystarczył więc jeden. Każda ze spraw była wprawdzie omawiana osobno, jednak formularz obejmował głosowania po kolei do wszystkich punktów programu. Należało go odesłać dopiero po wyczerpaniu głosowań (nie wszyscy się do tego zastosowali i odesłali formularz po pierwszym głosowaniu, tym samym zablokowali sobie możliwość dalszego oddawania głosów. Zdecydowaliśmy więc o ponownym wysłaniu formularza do głosowania do wszystkich uczestniczących w obradach członków rady). Dobrze mieć przygotowany drugi zbiorczy mail z adresami osób biorących udział w posiedzeniu i uprawnionych do głosowania, pozwala na szybkie zareagowanie w razie problemów z formularzami).
Dokumentacja
Dziekan mojego wydziału, prof. Przemysław Wiszewski, opublikował zarządzenie, które reguluje sprawę przeprowadzania i dokumentowania posiedzeń odbywanych w sposób zdalny. Zainteresowanych odsyłam do tego dokumentu.
Ze swej strony chcę zwrócić uwagę tylko na jedną kwestię, być może ustrzeże nas to przed niemiłą niespodzianką i niepotrzebnymi irytacjami. Chodzi o zaznaczenie w każdym z używanych przez nas programów MS Office 365, że wykonywane przez nas kroki odbywają się w obrębie zespołu, materiały gromadzone z myślą o posiedzeniach rady są dostępne wyłącznie ich członkom. Dotyczy to zarówno dokumentacji tekstowej, jak i wideo.
Czy materiał wideo powinien być dłużej przechowywany w MS Stream, nie jestem przekonany. Kopia znajduje się w dokumentacji posiedzenia. Po przyjęciu protokołu z posiedzenia, plik z nagraniem powinien zostać usunięty.
Przebieg zdalnego posiedzenia rady dyscypliny. Schemat do pobrania (pdf)
Organizacja zdalnych posiedzeń gremiów uniwersyteckich. Tutorial
