Znajdujemy się w bardzo ciekawym momencie. Uczelnie zamknięte w okresie lockdownu, stopniowo się otwierają. W poprzednim trudnym okresie wypracowano procedury organizowania w sposób zdalny dydaktyki oraz posiedzeń różnych gremiów. Poświęcono sporo uwagi procedurom zapewniającym poprawność procesu głosowania. Czy zarządzenia te mają jeszcze moc prawną? Czy nie powinny być zaktualizowane? Brak takich zmian może wkrótce doprowadzić do pojawienia się błędów prawnych, a w konsekwencji patologii.
Nadzwyczajne działania
Zamknięcie uniwersytetów zmusiło je do przejścia z dnia na dzień na tryb zdalny. Organizację całego procesu dydaktycznego trzeba było przebudować praktycznie na nowo. By móc sprostać nowemu wyzwaniu, w krótkim czasie należało się zapoznać z nowymi technologiami i narzędziami.
Uniwersytet Wrocławski, o czym pisałem w tym miejscu wielokrotnie, udostępnił swym pracownikom pakiet programu Office 365, który – dzisiaj mogę tak to ująć – sprostał wyzwaniu. Zajęcia można było odbywać bez problemu, o ile prowadzący zdobył potrzebne umiejętności. Tu zaś ważna była osobista determinacja i motywacja. Podobnie kontakt ze studentem nie stanowił większego problemu. Pojawił się jednak inny problem.
W tracie używania różnych narzędzi okazało się, że programy pakietu sprawdzają się pod warunkiem, że istnieje dobry dostęp do internetu, sieć internetowa nie jest zbytnio obciążona. Sprawą otwartą pozostawało pokazywanie wizerunku studenta / studentki na ekranie. O ile zajęcia dydaktyczne można było bez problemu zorganizować za pomocą pakietu Office 365, sprawą problematyczną pozostawało organizowanie posiedzeń gremiów uniwersyteckich, zwłaszcza tajnych głosowań.
Decyzje ministerstwa
Dopiero po wydaniu przez ministerstwo zarządzenia w sprawie możliwości odbywania zdalnych posiedzeń i głosowań (tajnych), można było przystąpić do organizacji takich posiedzeń na uczelni. Szczegółowe wytyczne opracowali dziekani, wydali je w formie zarządzeń. Określały one w sposób szczegółowy organizację, przebieg oraz zakończenie posiedzenia.
Sekretarz zebrania wskazany przez jego przewodniczącego informował z dużym wyprzedzeniem uczestników o posiedzeniu i konieczności jego nagrywania. Następnie udostępniał materiały na posiedzenie z pięciodniowym wyprzedzeniem. Nad przebiegiem głosowań miała czuwać komisja skrutacyjna.
Po rozpoczęciu posiedzenia lista obecności miała być wysyłana na służbowe konta uniwersyteckie, a po 10 minutach zamykana. Po stwierdzeniu kworum do osób obecnych i potwierdzonych na liście należało wysłać formularze do głosowań jawnych i tajnych.
O konieczności nagrania raz jeszcze miał poinformować zebranych przewodniczący. Pozostałych etapów nie będę omawiać, są one opisane w odpowiednich dokumentach.
Możliwe patologie
Czy listy obecności są zamykane po 10 minutach od otwarcia posiedzenia? Czy przeprowadza się wybór komisji skrutacyjnych? Czy osoby nie będące członkami przykładowo rad instytutów / dyscyplin, nie powinny być umieszczane na osobnej liście obecności? Czy wysyłanie równoległe linków do glosowania na maila i na czat nie sprzyja nadużyciom (podwójne głosowania)? Czy po przeprowadzeniu ostatniego punktu głosowania (tajnego) nie powinno się podać konkretnego czasu na zagłosowanie, np. 5 minut i po jego upływie zamknąć możliwość odsyłania formularza/y z głosowaniem? Czy powołanie komisji skrutacyjnych nie jest przypadkiem tylko martwym zapisem? Czy kwestie te nie powinny być przedmiotem kontroli, by udoskonalić procedowanie w przyszłości?
Czy zarządzenia w sprawie organizacji zdalnych posiedzeń i głosowań odbyły się zgodnie z procedurami wyznaczonymi przez centralne władze uczelni? Jakie były odstępstwa i czy mogły mieć one wpływ na wynik głosowań?
Co zrobić w sytuacji, gdy głosowania odbyły się z naruszeniem istniejących procedur? Czy należałoby je powtórzyć? Jaka jest odpowiedzialność przewodniczących zebrań? Czy muszą się liczyć z konsekwencjami dyscyplinarnymi w razie złamania procedur czy ich naruszenia?
Nowe wyzwania
Innym problemem jest okres przejściowy, w którym się znajdujemy. Może on sprzyjać pojawieniu się kolejnych problemów. Szczegółowe zarządzenia dziekańskie w sprawie organizacji dydaktyki i posiedzeń były wydawane z myślą o zamkniętej uczelni.
Czy nadal obowiązują? Czy posiedzenia obecnie organizowane i głosowania są zgodne ze stanem prawnym (uczelnia jest już otwarta). Zarządzenie Nr 116/2020 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 3 września 2020 r. w sprawie zasad funkcjonowania Uniwersytetu Wrocławskiego w związku z wystąpieniem stanu epidemii COVID-19 problemowi organizacji posiedzeń poświęca jeden punkt (§ 5 pkt 5), który głosi:
Czy nie powinniśmy otrzymać nowych zarządzeń niższego szczebla, tzn. wydanych przez dziekanów?
